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根據(jù)《2024年中國外貿(mào)單證質(zhì)量白皮書》、《2024年上市公司單證審計報告》，每年會有35%的中小企業(yè)、12%的中大型企業(yè)會因為單證錯誤問題，造成企業(yè)損失，其中，HS編碼歸類錯誤占比42%，原產(chǎn)地申報不規(guī)范占比27%，信用證交單時間逾期占比19%。造成經(jīng)濟成本損失只是一部分，更大的損失是客戶信任度下降、海關(guān)信用評級降級、融資成本增加等一系列隱形成本損失。

01 單證管理之痛：外貿(mào)人的“生死時速”

? 單證種類繁雜

信用證、報關(guān)單、原產(chǎn)地證等20+單證，手工制作易漏項

? 數(shù)據(jù)孤島嚴重

業(yè)務(wù)、采購、物流數(shù)據(jù)割裂，跨部門核對效率低（某食品企業(yè)曾因數(shù)據(jù)不同步導致整柜貨物被退運）

? 合規(guī)風險高企

RCEP原產(chǎn)地規(guī)則、AEO認證等新規(guī)頻出，人工審核難追蹤

02 匯信外貿(mào)ERP軟件單證中樞：讓外貿(mào)單證“自驅(qū)動”

? 全鏈路數(shù)據(jù)穿透

從客戶詢盤→采購訂單→生產(chǎn)排期→報關(guān)出運，所有數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)生成智能匹配PO、PI、PL等單據(jù)模板

一鍵生成商檢/報關(guān)/結(jié)匯單證（某大宗貿(mào)易企業(yè)實現(xiàn)單證制作時間縮短65%）

? 風險預警雷達

自動校驗單證合規(guī)性（如HS編碼沖突、信用證條款）

實時追蹤交單時效（某汽配企業(yè)信用證交單及時率從72%提升至98% ）

? 移動端協(xié)同作戰(zhàn)

業(yè)務(wù)員手機上傳客戶PO→自動觸發(fā)生產(chǎn)計劃

報關(guān)員掃碼調(diào)取集裝箱數(shù)據(jù)（箱號、封志號自動關(guān)聯(lián)報關(guān)單）

03 真實案例：重慶宗申機車工業(yè)制造有限公司的數(shù)字化突圍戰(zhàn)

目前宗申機車下設(shè)兩輪車、特種車、零部件、技術(shù)研發(fā)中心等多個功能單位，資產(chǎn)逾11.8億元，擁有員工3000余人，具備年產(chǎn)燃油摩托車、電動摩托車和三輪摩托車400萬輛、關(guān)重零部件700萬件的生產(chǎn)能力。

? 接入?yún)R信外貿(mào)ERP軟件之前

>> 基礎(chǔ)信息錄入、單位制式混淆等單證內(nèi)容錯誤類問題

>> 單證流轉(zhuǎn)延誤、單證易遺失等流程管控類問題

>> 信用證條款沖突、原產(chǎn)地規(guī)則不符等合規(guī)性風險

>> 報關(guān)系統(tǒng)與ERP數(shù)據(jù)不同步等系統(tǒng)對接不順暢類問題

? 接入?yún)R信外貿(mào)ERP軟件后：

>> 實現(xiàn)客戶管理與單證關(guān)聯(lián)：支持客戶編碼、等級劃分、信用額度管理等功能，確?？蛻粜畔⒌耐暾院臀ㄒ恍浴？蛻粜畔⒖芍苯诱{(diào)用于后續(xù)單證制作，避免重復錄入?？蛻粲袉为毜膯巫C用地址管理，方便在單證制作環(huán)節(jié)調(diào)用。

>> 實現(xiàn)商品管理與單證關(guān)聯(lián)：支持產(chǎn)品分類、編碼設(shè)置、圖片管理、安全庫存預警等功能。商品信息可直接調(diào)用于單證制作，確保單證內(nèi)容的準確性和一致性。

>> 實現(xiàn)備貨單管理：備貨單可關(guān)聯(lián)客戶和合同，支持一個合同對應多個備貨單，或多個合同對應一個備貨單。圍繞客戶展開發(fā)貨統(tǒng)計，支持收貨人與客戶分開管理。調(diào)取合同后，系統(tǒng)自動計算剩余數(shù)量，直至全部調(diào)取完畢。

>> 實現(xiàn)單證制作功能：可以根據(jù)備貨單或合同進行單證制作，支持一個備貨單分開出貨或多個備貨單合并出貨，同樣支持一個合同分開出貨或多個合同合并出貨。自由選擇運輸方式，條款維護與格式自動生成。支持實際成本及利潤核算，核算完畢后自動生成應收款項。系統(tǒng)支持自動生成結(jié)匯、清關(guān)、報關(guān)、商檢等所需的所有單據(jù)。

>> 單證管理優(yōu)勢：通過系統(tǒng)自動調(diào)取數(shù)據(jù)，避免重復錄入，確保單證數(shù)據(jù)的一致性和準確性。一次錄入支持同時打印多種單據(jù)，減少制單時間。支持個性化修改和不同國家規(guī)定的統(tǒng)一格式票據(jù)的自動繕制。通過客戶信用額度管理、欠款分析等功能，降低單證環(huán)節(jié)的財務(wù)風險。

>> 提升海關(guān)AEO高級認證通過概率：應用匯信單證系統(tǒng)有利于企業(yè)進行海關(guān)AEO高級認證通過。

>> 其他相關(guān)功能：支持各類合同、單證到期及逾期預警等。通過客戶信用等級管理、訂單進度跟蹤、財務(wù)風險管控等功能，確保單證環(huán)節(jié)的風險可控。

往期回顧：

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